Optimización de Procesos: Convierte y Organiza Facturas en Fotos a PDF de Forma Automática
La gestión de facturas puede ser un proceso tedioso, especialmente cuando los clientes envían documentos en formatos variados, como imágenes. Sin embargo, gracias a la automatización, es posible simplificar este flujo de trabajo, ahorrando tiempo y mejorando la organización. En este artículo, te mostramos cómo en MPV Gestión ayudamos a nuestros clientes a convertir fotos de facturas en PDFs ordenados y almacenados en Google Drive automáticamente.
1. ¿Cuál es el desafío?
Muchos clientes prefieren enviar sus facturas en formatos accesibles, como fotos tomadas desde su móvil. Aunque esto facilita el envío, el gestor contable necesita convertir y organizar estos archivos para que sean útiles en la gestión diaria.
2. Solución Automatizada:
Utilizando herramientas como Make (Integromat), hemos diseñado un flujo que permite:
Descargar las imágenes enviadas por el cliente desde Google Drive.
Convertir automáticamente estas imágenes a formato PDF.
Comprimir y optimizar el tamaño de los archivos para facilitar su almacenamiento.
Subir los archivos PDF ordenados a una carpeta específica en Google Drive.
Eliminar los archivos originales (imágenes) para evitar duplicados.
3. ¿Cómo funciona?
El proceso es sencillo y eficaz:
Proceso funcionando en Make
Paso 1: El cliente sube, o nos envía por e-mail o Whatsapp, las imágenes de las facturas a una carpeta compartida en Google Drive.
Paso 2: Nuestro sistema descarga las imágenes automáticamente.
Paso 3: Las imágenes se convierten en PDF.
Paso 4: Los PDFs se comprimen y se suben a una carpeta organizada en Drive.
Paso 5: Las imágenes originales se eliminan, manteniendo la carpeta limpia.
4. Beneficios de este proceso:
Ahorro de tiempo: Automatiza tareas repetitivas que antes requerían intervención manual.
Facilidad para el cliente: Pueden enviar las facturas sin preocuparse por el formato.
Organización: Los archivos están siempre ordenados y disponibles en una carpeta específica.
Seguridad: Google Drive asegura que los documentos estén almacenados de forma segura y accesible.
En MPV Gestión, no solo gestionamos tu contabilidad, sino que también implementamos soluciones tecnológicas que facilitan la vida tanto para el cliente como para el gestor. ¿Te gustaría implementar un sistema como este en tu empresa? ¡Contáctanos y descubre cómo podemos ayudarte!
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